Stok ve maliyet

Kafe stok takibi Excel ile mi, otomasyonla mı yapılmalı?

Zetuya Rehber 1 Kasım 2026 tarihinde güncellendi 7 dk okuma

Kısa yanıt: az çeşitli, tek şubeli ve sahibinin başında olduğu bir kafede iyi tutulan bir Excel dosyası yeterli olabilir. Ürün sayısı, personel ya da şube arttığında ise asıl sorun tablo değil, satışla stok arasındaki bağın kopmasıdır. Bu rehber kendi durumunuzu ölçmenize yardım eder.

Excel ne zaman yeterlidir?

Excel'i küçümsemek için bir neden yok. Kurulum ücreti yoktur, herkes bir miktar bilir ve doğru kurulduğunda işinizi görür. Şu koşulların çoğu sizde varsa Excel ile başlamak mantıklıdır:

• Takip edeceğiniz malzeme sayısı kırkın altında.
• Tek şubeniz var ve mal kabulü de sayımı da aynı kişi yapıyor.
• Haftada bir sayım yapacak yarım saati gerçekten ayırabiliyorsunuz.
• Menünüz sık değişmiyor, fiyatlarınız tek yerden yönetiliyor.

Excel'in kırıldığı noktalar

Excel'in zayıf yanı hesap yapamaması değil, kendi kendine güncellenememesidir. Kasadan geçen her satış tabloya ancak birisi onu aktarırsa yansır. Bu yüzden dosya çoğu zaman son girildiği günün bilgisini gösterir, bugünün değil.

• Aynı dosyanın farklı kopyaları dolaşır; hangisinin güncel olduğu tartışılır.
• Yanlış silinen bir formül haftalarca fark edilmeden rakamları bozar.
• Kimin neyi değiştirdiği görünmez.
• Stok biter, tablo bunu kimseye haber vermez.
• Reçetesi değişen ürünün geçmiş hesabı elle düzeltilir.
• Veri girişi yoğun haftada ilk ertelenen iş olur; birkaç eksik gün bütün ayın güvenilirliğini düşürür.

Otomasyonda aslında ne değişir?

Stok otomasyonunun farkı daha güzel tablolar değil, verinin kendiliğinden akmasıdır. Ürünün reçetesi tanımlıysa satış yapıldığında malzeme stoktan düşer; mal kabul kaydı girildiğinde stok artar; alt sınırın altına inen malzeme için uyarı gelir. Böylece sayım, tablo doldurma işi olmaktan çıkar ve "olması gereken ile olan" arasındaki farkı bulma işine dönüşür.

Otomasyonun yapamayacağı şeyleri de bilmek gerekir. Reçete yanlışsa sistem yanlış miktarı düşer. Zayi kaydedilmezse fark açıklanamaz. Düzenli sayım yapılmazsa rakamlar yavaşça gerçeklikten kopar. Program disiplinin yerini almaz; disiplini daha az emekle sürdürmeyi sağlar.

İşe yarayan bir Excel tablosu nasıl kurulur?

Excel ile devam edecekseniz haftalık bir sayfa yeterlidir. Her malzeme bir satır olsun ve sütunlar şöyle sıralansın:

• Malzeme adı ve birim (kg, litre, adet)
• Hafta başı devir (geçen haftanın sayımı)
• Hafta içi alım
• Satışa göre kullanım (satış adedi × porsiyon miktarı)
• Zayi
• Olması gereken stok = devir + alım − kullanım − zayi
• Sayım sonucu
• Fark = olması gereken − sayım
• Farkın tutarı = fark × birim alış fiyatı

Formül sütunlarını kilitleyin, malzeme adlarını açılır listeden seçtirin ve dosyayı tek bir ortak yerde tutun. Tek bir dosya, tek bir sorumlu: kuralın özü budur.

Örnek hesap: kahve çekirdeği

Hafta başında 12 kg çekirdeğiniz var ve hafta içinde 10 kg aldınız. Kasada 850 shot satılmış, shot başına 18 g kullanılıyor. Bu da 850 × 0,018 = 15,3 kg kullanım demektir. Bozulan ya da çöpe giden 0,4 kg kaydetmişsiniz.

Olması gereken stok 12 + 10 − 15,3 − 0,4 = 6,3 kg. Sayımda 5,6 kg çıktı. Aradaki 0,7 kg fark yaklaşık 39 shota denk gelir. Kilogramı 900 TL olan çekirdek için bu, haftada 630 TL açıklanamayan kayıptır. Nedeni ayar değişmiş bir değirmen, deneme kahveleri, kayda girmeyen ikramlar ya da kayıt dışı satış olabilir. Rakamlar örnek olsa da yöntem aynıdır: fark görünmeden sebebi aranamaz.

Geçiş zamanının geldiğini gösteren işaretler

Aşağıdaki sorulardan üçüne ya da fazlasına "evet" diyorsanız Excel size artık para kaybettiriyor olabilir:

• Stok dosyası bir haftadan uzun süre güncellenmeden kalıyor mu?
• Servis sırasında bir malzemenin bittiğini fark ettiğiniz oldu mu?
• Sayım farkının nedenini çoğu zaman bulamıyor musunuz?
• Stokla birden fazla kişi ilgileniyor mu?
• Ürün sayınız menü değişiklikleriyle hızla artıyor mu?
• İkinci şube açtınız ya da açmayı planlıyor musunuz?
• Porsiyon maliyetlerinizin güncel olduğundan emin değil misiniz?

Asıl maliyeti hesaplayın: harcanan saat ve görünmeyen kayıp

Excel ücretsiz görünür ama emek ister. Veri girişi ve kontrol için haftada kaç saat harcandığını, bu saatin size maliyetini ve sayım farklarının aylık tutarını yan yana koyun. Örnekteki gibi tek bir malzemede haftada birkaç yüz liralık fark varsa, bütün mutfakta tablo düşündüğünüzden pahalı olabilir. Karar için programın aylık ücretini bu toplamla karşılaştırın; "ücretsiz" ile değil.

Excel'den otomasyona geçiş planı

• Malzeme listesini temizleyin: aynı malzemenin farklı yazılışlarını tek ada indirin, birimleri netleştirin.
• En çok satan ürünlerin reçetesini tanımlayın; bütün menüyü beklemeyin.
• Sakin bir günün kapanışında tam açılış sayımı yapıp programa girin.
• İlk iki hafta yüksek maliyetli malzemeleri hem programda hem elle sayın.
• Farkları inceleyip reçete miktarlarını düzeltin.
• Sonuçlar tutarlı hale gelince tabloyu bırakın; eski dosyayı arşivleyin.

Her şeyi tek seferde taşımaya çalışmak geçişlerin en yaygın başarısızlık nedenidir. Önce kahve, süt, et gibi maliyeti yüksek kalemlerle başlayın, sonra genişletin.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Vergi, ruhsat ve iş mevzuatına ilişkin konularda güncel kurallar için mali müşavirinize ya da ilgili kuruma danışın.